Мы продолжаем серию колонок от ведущих специалистов рынка. На этот раз в рубрике «Личный опыт» своим видением развития нейтральных платформы для организации деловых поездок и MICE делится генеральный директор компании Raketa Анатолий Курюмов.
Без сомнения, у большинства игроков рынка MICE еще свежи далеко не радужные воспоминания о кризисном 2014 годе. Он был сложным для всех – как для поставщиков MICE-услуг, так и для компаний-заказчиков. Определенная осторожность, выражающаяся в стремлении к экономии и скрупулёзном выборе контрагентов, несмотря ни на что, по сию пору продолжает присутствовать в действиях всех участников индустрии. При этом на рынке существуют механизмы и технологии, способные существенно оптимизировать ряд ключевых аспектов организации MICE-мероприятий. Некоторые из них находятся как бы «в слепой зоне», т.к., на первый взгляд и с точки зрения неискушенного клиента, они не имеют прямого отношения к сфере MICE.
Наследием кризиса 2014 года также стал рост количества деловых поездок сотрудников компаний внутри России. Эта тенденция, пусть и двигаясь по нисходящей, удерживается до сих пор. Это хороший шанс для российских регионов и городов показать себя и привлечь дополнительные средства. Поэтому необходимо приложить максимум усилий, чтобы как россиянам, так и зарубежным гостям нравилось путешествовать, а компаниям было выгодно организовывать мероприятия в регионах присутствия или отправлять своих сотрудников в командировки. Мы в Raketa стремимся стать активными участниками этого процесса, тем более что Raketa – российский продукт, заточенный под специфику отечественного бизнеса и «знающий» особенности регионов.
Существенная часть MICE-мероприятий подразумевает передвижение сотрудников компаний: поездки в другой город или за границу, использование авиа- или железнодорожного транспорта, проживание в отеле и т.п. Стоит признать, что во многих, особенно российских, компаниях активность, связанная с деловыми поездками, нуждается в оптимизации. Зачастую получается так, что организация экономит на мероприятии, но тратит излишние средства на проезд и проживание сотрудников. Либо средства экономятся, но сотрудники в течение всей поездки страдают от отсутствия комфорта. В результате, либо компания сокращает количество бизнес-путешествий, либо работники используют любую возможность, чтобы отказаться от командировок. Нередко это происходит также из-за недостаточного информирования сотрудников об особенностях travel-политики компании со всеми вытекающими проблемами и из-за трудностей на всех этапах организации поездки – от согласования и авансирования до предоставления отчетности.
Увы, онлайн-технологии и реальность зачастую существуют параллельно, почему-то не желая совмещаться. Тогда как они помогают решить львиную долю таких проблем. Использование специальных программных продуктов – online booking tools – позволяет аккумулировать в одном окне весь процесс корпоративных поездок. Во-первых, ответственные лица организации могут «на берегу» заложить в настройки программы все ограничения корпоративной политики по организации мероприятий и соответствующему бюджету. Сотрудникам останется лишь выбрать допустимые варианты. Это существенно снижает число ошибок и конфликтов. Во-вторых, сам процесс бронирования происходит быстрее и легче. В считанные минуты система предлагает пользователю оптимальные варианты всех опций путешествия: билетов, проживания, трансферов и т.п. Представьте себе, сотрудник собирается на солидную конференцию или судьбоносную деловую встречу и, вместо того, чтобы готовиться непосредственно к событию, он тратит время на поиск бюджетных билетов и вариантов проживания в интернете. Звучит, возможно, несколько комично, но такие ситуации – не редкость. В случае же использования OBT, все, что от него потребуется – это ввести время полета и место назначения. И, наконец, отчетность. Нередко она становится настоящим кошмаром как для сотрудника, так и для бухгалтера. Человек не всегда знает, какие документы нужно сохранить и предоставить по возвращении из командировки, и, в худшем случае, вынужден даже платить из своего кармана. Бухгалтерам же приходится собирать и обрабатывать несметное количество бумажной документации. Именно эти и многие другие проблемы решают OBT, позволяя экономить время, средства и душевную энергию.
Однако разработка и внедрение такой системы требует денег и времени. Времени – для того, чтобы перестроить внутренние бизнес-процессы компании в режим онлайн-работы.
Я надеюсь, что в ближайшем будущем ситуация поменяется. Ведь сейчас OBT находятся на новом этапе своей эволюции – появились нейтральные платформы для организации деловых поездок, такие как Raketa, которые дополнительно усиливают существующие преимущества инструментов автоматизации поездок, а также предлагают новые. Так, работа на нейтральной платформе позволяет заказчикам работать напрямую с поставщиками, экономя на агентских комиссиях, или расширять возможности, меняя агентства без переустановки системы онлайн-бронирования. Использование нейтральных OBT имеет свои преимущества и для travel-агентств, зачастую также причастных к деловым поездкам компаний. Для таких агентств онлайн-платформы расширяют список возможных поставщиков и клиентов, а также избавляют от затрат, связанных с разработкой и обслуживанием собственного онлайн-продукта.
