Очередные герои нашей рубрики «Креативные пазлы» - маркетологи IT-компании «НЕОЛАНТ», члены команды проекта «МНОГОМЕРНАЯ РОССИЯ-2018»: Елена Конвисар, Ксения Корнейчук, Мария Яковлева, Екатерина Лушина, Москва.
Они рассказывают о том, как смекалка помогает решать самые неожиданные проблемы и как правильно организовать контроль работы над мероприятием.
Напомним, в этой рубрике представители ведущих ивент-агентств страны приоткрывают изнанку своей работы. Она создана в рамках информационного партнёрства с премией «Золотой Пазл».
Что невозможно учесть при подготовке к мероприятию?
В первую очередь – это погода, даже если вы делаете мероприятие в помещении. У нас всегда должен быть план А и план Б, например, на случай дождя. Или план на случай слишком солнечной погоды, и тогда все обгорят; или слишком пасмурной – и в помещении будет темно. План на случай, если будет ветрено, и не состоится парад воздушных змеев или совсем безветренно – и тогда не сработают воздушные декорации. План на случай снегопада, и тогда все гости застрянут в пробке; на случай если снега нет вообще, а вы забронировали тюбинг. План на случай, если раз в десятилетие Москва-река встанет из-за льда, и вы не сможете доплыть до точки, где именно в этот год запланировали новогодний салют, и для чего сняли прогулочный корабль. И если говорить, какие мероприятия мы бы не стали делать сейчас – это именно те, идею которых может полностью перечеркнуть погода.
Но еще более непредсказуемы люди. Например, VIP-спикер, проконтролировать приезд и выступление которого часто невозможно; перебравшие гости вечеринок; ваш коллега, который в зарубежной корпоративной поездке расслабился и потерял загранпаспорт; наконец, навязанный подрядчик с «низкой склонностью к контролю» своего персонала.
Ну, и конечно, всевозможные технические катаклизмы – от отключения света в районе до беспросветной пробки из-за аварии по дороге к загородной локации.
Как же тогда быть ивент-менеджеру, что делать со всей этой неопределенностью? Первое и главное, что мы говорим новичкам – нужно внутренне смириться и поменять свое восприятие. Вы должны заранее быть уверенными, что вас подведут все подрядчики – и тогда, если половина из них справится, то стакан окажется наполовину полным, а не пустым. И это будет для вас психологическим бонусом, а не поводом для переживаний. Далее – предусмотреть варианты развития событий и подготовиться к ним. Всегда задавать себе вопрос – а что, если? Если торт опоздает, если развалится при транспортировке, если не влезет в местный холодильник и подтает? Мысленно проделайте весь путь торта и подстрахуйтесь. То же самое с погодой и природой – если уж вы взялись за такую сложную задачу – продумывайте все возможные варианты – дождевики, зонты, тенты от дождя, пледы и тепловые фонари на случай холодов, средства от комаров, от солнечных ожогов, от укачивания.
Если все-таки случилось что-то, к чему вы не готовы – нужно быстро сориентироваться и исправить. Универсальный совет тут дать сложно – вы либо способны не терять голову в критической ситуации, либо нет.
Если исправить все-таки нельзя, главный совет – сделайте вид, что так и было задумано! Чаще всего полная картина мероприятия есть только в вашей голове, поэтому как должно было быть – не так важно. Меняйте сценарий на ходу, скорее всего этого никто не заметит. Важное исключение – когда вы не соблюли сценарий с участием главного заказчика, например, генеральный директор знает, что он должен вручить награду лучшему сотруднику, а вы не привезли ее на корпоратив. Или он пьет только арманьяк определенной марки – а на VIP-столе его не оказалось. Вот это точно провал.
Смекалка – наше все. Самый яркий случай, когда она вас выручала
Смекалка – действительно наше все. А что еще делать, когда подводит подрядчик? Из последнего – на деловом Форуме «МНОГОМЕРНАЯ РОССИЯ-2018» – стояла задача компактно и эффектно смонтировать выставочную зону, разместив 21 стенд на 250 м², одновременно обеспечив свободное передвижение 1000 человек.
Команда проекта разработала решение – единая конструкция в виде короба 2х2х0,5м с встроенным внутрь экраном и оклейкой с информационным блоком. Это позволило избежать заполнения территории разномастными стойками с экранами компаний-участников и их ролл-апами, плюс избавило от хаоса переплетенных удлинителей и проводов – для них было предусмотрено место внутри короба.
Разработали дизайн-макет, где область текста была выровнена относительно плазмы, и передали его двум подрядчикам - изготовителю и оклейщику. Но изготовитель стоек не смог уследить за своими рабочими и те вырезали окна для экранов на том расстоянии от пола, на котором муза нашептала, разойдясь с исходным макетом на 12 см. При этом запечатанная пленка для оклейки стоек уже была изготовлена в строгом соответствии с макетом.
Необходимо было оперативно выйти из ситуации и нивелировать образовавшееся расхождение, которое явно не из серии «так было задумано». Вот тут смекалка и помогла! Прямо во время монтажа мы наклеили цветные полоски (остаток после основной оклейки стендов) сверху и снизу от монитора и надписей, что позволило добиться задуманного эффекта выравнивания - и получилось отлично!
Должен ли организатор мероприятий быть, что называется, control freak и без конца все проверять? Или когда-то надо остановиться?
Мы действуем по методике «напиши один раз детальный регламент взаимодействия с каждым типом подрядчика, включая чек-листы, – и сэкономь свое время и ресурсы на всех последующих мероприятиях». Но это все равно не отменяет промежуточный контроль исполнения, чтобы на этапе, когда еще есть время что-либо исправить, успеть это сделать, найти выход.
Чем вы вдохновляетесь, когда кажется, что все идеи уже воплощены в жизнь?
Если говорить о ситуации, когда все идеи уже воплощены, то у нас такого не бывает никогда. Наоборот, есть еще очень много концептов, которые ждут своей реализации – подходящего повода или подходящей погоды или бюджета. Кстати, если у кого-то есть проблема творческого выгорания – зовите на чашку кофе. Мы обожаем генерировать идеи, особенно хорошо умеем придумывать малобюджетные варианты и всегда помним, что за любым ивентом – деловым или внутрикорпоративным, стоит бизнес-задача.
Часто на мысль может навести локация, которую вы выбрали просто из-за бюджета. Например, если удалось найти классный, но бюджетный вариант в Греции – само место подсказывает идею Божественной вечеринки и конкурс героев мифов – а это еще и edutainment.
Или вот такая ситуация - мы выбрали бюджетный отель в Подмосковье. Для новогодней вечеринки можно использовать только зал со сценой в подвале. Зал ничем не примечателен, кроме высоты в 6 метров и единственное его украшение – высоченные зеркала на стенах по периметру в некотором намеке на лепнину. Именно эти зеркала навеяли нам идею казино – и вот мы уже прошерстили весь отель, собрали с этажей резные кресла в поддержку лепнине, заказали покерные столы, расставили коктейльные столики, настроили приглушенный свет, добавили свечи, цветы, бокалы, на сцену запланировали красавицу с оркестром, объявили вечерний дресс-код. Но чего-то все равно не хватало, чтобы дотянуть стиль и заполнить пустоту на высоте зеркал. Решение – шесть 4-метровых живых (!) пальм в шикарных объемных горшках. Отражаясь в зеркалах, они утраивались и образовывали собой рощу и давали намек на казино на морском побережье. Таким образом декоративные акценты были равномерно распределены по всему объему помещения, причем решение оказалось довольно бюджетным.
Честно, не верилось, что такие пальмы можно найти и довезти по зимней Москве и тем более занести в подвал, но оказалось – все возможно. Пожалуй, это и есть самая необычная из реализованных нами идей реквизита. И если бы у нас была мотивационная статья, то здесь был бы пассаж в стиле – не бойтесь творить и мечтать.
Каким было самое необычное место, где приходилось делать мероприятие?
Вспоминается первая пресс-встреча в уже далеком 2008 году, которую мы делали для своей компании. Это ресторан «В темноте?», где обслуживают слепые официанты, посетители едят действительно в полнейшей темноте, под магические звуки живого рояля, и меню – это сюрприз. Благодаря тому, что мы выбрали место, дающее журналистам интересный человеческий опыт, явка была рекордная для нашей молодой тогда компании, а бюджет не превышал стандартного «провести презентацию + напоить-накормить». И, кстати, именно после той встречи нас впервые пригласили на телеканал РБК – сработало!
