Новая гостья нашей рубрики «Креативные пазлы» - Наталья Жиронкина, генеральный директор REMAR Group (ООО «РЕМАР») г. Санкт-Петербург.
Напомним, здесь представители ведущих ивент-агентств страны приоткрывают изнанку своей работы. Наталья рассказывает, почему так важно страховать имущество на мероприятиях, без чего невозможен банкет и как научиться все контролировать с помощью современных технологий.
Эта рубрика создана в рамках информационного партнёрства с премией «Золотой Пазл».
Что невозможно учесть при подготовке к мероприятию?
В наших климатических условиях, первое, что приходит на ум, это непредсказуемость погоды. Тем, что она может быть плохая и дождливая в любом месяце, петербуржца не удивишь. И мы как профессиональные организаторы всегда к ней готовы и имеем запасной план. Однако прошлым летом при всех мерах сверхбезопасности погода нам навредила: была сильная гроза, молния ударила в флагшток, он упал на презентуемую яхту, нанеся ей сильные повреждения. К счастью, яхта была застрахована и в итоге все обошлось благополучно. В качестве совета: если используете на мероприятии дорогостоящие вещи или оборудование, не пожалейте денег и времени застраховать его.
Второе - это несчастные случаи, напрямую или косвенно связанные с мероприятием. У нас была ситуация, когда в Уральском мегаполисе должен был состояться банкирский прием с бизнес-элитой данного региона, но за сутки до него погиб местный «авторитет», и был объявлен негласный бизнес-траур. Мероприятие состоялось только спустя 10 дней, но затраты на него увеличились в полтора раза.
Еще есть фактор «самодурства», когда на самом мероприятии начинают вносить изменения в программу, резко обостряются таланты у сотрудников, которым необходимо выступать на сцене, произносить пламенные речи и признаваться в любви руководству. В такой ситуации может помочь только резкий отказ в изменении сценария, но это может привести к ухудшению взаимопонимания с заказчиком. Еще крайне редко, но все же случается, что в день мероприятия под нарастающее волнение совершаются попытки что-то изменить или добавить. Перед агентством ставят абсурдные задачи типа найти гномов за 30 минут до торжественного открытия мероприятия, а самое убойное - это заменить фуршетное накрытие на банкетное.
К нашей безграничной радости все вышеперечисленное относится к форс-мажорам и случается нечасто, а многолетний опыт помогает все ситуации просчитывать и учитывать заранее.
Случалось ли такое, что то, что вам казалось смешным и гениальным, резко отвергал заказчик?
Ситуация очень распространенная, клиент направляет бриф в агентство с пожеланием на разработку оригинальной концепции мероприятия. Совместными усилиями расширенной рабочей группы, включающей в себя режиссеров, проджектов, креативщиков, сценаристов рождается ряд интересных концептуальных проектов. Мы договариваемся о личной защите, презентуем красочно и в деталях прорисованный проект, условно назовем его, «Сталкер», а в глазах заказчика читается непонимание и даже разочарование. Оказывается, оригинальным для них считается «капустник» с частичной интеграцией тематики из фильма «Карнавальная ночь». Поэтому парочку шаблонных псевдо-гениальных проектов каждому агентству нужно иметь под рукой.
Ивент какой тематики вы никогда не стали бы делать?
Свадьба и поминки. Ни за какой гонорар, ни по какой дружбе, никогда! В целом, практически все частные мероприятия мы отказываемся организовывать. Исключение - дети и самые близкие друзья и родственники. Благо, ивент-рынок четко сегментирован на свадебные агентства, детские анимационные коллективы и компании по бизнес-мероприятиям.
Смекалка – наше все. Самый яркий случай, когда она вас выручала.
Закупка крепкого алкоголя на мероприятие по собственной инициативе, когда заказчик утверждал, что вполне обойдется без него. Но любой профессионал понимает, что шестичасовой банкет, на котором преимущественно присутствуют мужчины, трудно реализуем без крепких алкогольных напитков. И вот, ровно через полтора часа после официального начала, к столу ответственного за мероприятие начали массово стекаться коллеги с одинаковым вопросом - когда же официанты начнут разносить что-то крепче вина и игристого. Сколько же было благодарности и тепла во взгляде моего уже постоянного клиента, когда за несколько минут обреченный банкетный зал наполнился новой волной веселья и всеобщей радости, а бокалы виски и коньяком!
Должен ли организатор мероприятий быть, что называется, control freak и без конца все проверять? Или когда-то надо остановиться?
Контроль должен быть тотальным и многоэтапным, но не параноидальным - все хорошо в меру. На проекте должно быть достаточное количество сотрудников, которые всё контролируют и распределены по зонам ответственности. Мы в нашем агентстве активно используем диджитал-инструменты, помогающие команде. Если все четко на подготовительном этапе распределить и делегировать, то можно вообще получить удовольствие от мероприятия и почувствовать себя приглашенным гостем.
У нас есть профессиональная шутка - главное побольше анатомии: мозгов, рук, ног, глаз и ушей на площадке.
Каким было самое необычное место, где приходилось делать мероприятие?
Их несколько: серия мероприятий только на крышах Санкт-Петербурга, дикий берег Волги, трамвайное депо, заброшенный газгольдер, много музейных пространств. Мы вообще за нестандартные площадки!
Самый неожиданный реквизит, который нужно было найти?
Крышка канализационного люка. Это был запрос от нашего постоянного партнера компании «Ростелеком», для которой канализация является важным инфраструктурным объектом - в ней располагается оптический кабель. Для сотрудников телекоммуникационных компаний крышка люка образно связана с тарифами на аренду оптоволокна, содержащегося под ней. На одном из мероприятий мы создали арт-объект: забрендировали крышку канализационного люка логотипами крупнейших телекоммуникационных компаний.
Чем вы вдохновляетесь, когда кажется, что все идеи уже воплощены в жизнь?
Лично мне везет, я всем вдохновляюсь: семьей, работой, природой, погодой и всем, что меня окружает. Так что пока удается без выгорания трудиться.
